O termo 5S já tão popularizado nas indústrias brasileiras e do mundo, possui sua origem no Japão e tem relação direta com aprimoramento da qualidade, produtividade, segurança e à cultura do Lean Manufacturing. O seu principal objetivo é orientar as empresas para a disciplina (um dos 5 sensos) e a criação de oportunidades de aprimoramentos dos processos, reduzindo desperdícios e promovendo a agregação de valor ao cliente.
Este nome faz referência à 5 conceitos: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Traduzindo para o português, chamamos de 5 Sensos, para mantermos a ideia original da terminologia 5S. Explicando de forma rápida cada um desses sensos, temos o Seiri ou Senso de Utilização como uma ideia simples de se separar os recursos no que diz respeito à frequência da utilização, mantendo próximo aquilo que mais é utilizado e descartando os itens que não são mais utilizados. O segundo senso, o de Organização (Seiton) trata que os itens nos quais utilizamos, precisam estar dispostos de forma organizada, facilitando o acesso aos mesmos rapidamente. Seiso – Senso de Limpeza: indica que os próprios usuários devem cuidar dos recursos disponíveis de forma que eles estejam sempre em boas condições de uso. Seiketsu – Senso de Padronização/Higiene e Saúde: seu objetivo principal é padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de um processo ou setor, além de promover um trabalho favorável através dos cuidados da saúde física e mental dos funcionários. O quinto e ultimo senso, é com certeza o “tracionador” dos demais, sem ele não é possível garantir a manutenção dos sensos anteriores, o Senso de Disciplina(Shitsuke).
Sabendo a simplicidade destes conceitos, me fica o questionamento: Por que é tão difícil implementar o 5´S nas organizações?
Quem me conhece sabe que frequentemente nas minhas aulas, palestras ou debates, realizo esse tipo de questionamento para as pessoas. Pessoas estas que muitas das vezes estão inseridas no mercado de trabalho por meio de grandes empresas nacionais ou multinacionais, onde a difusão deste programa passa também por alguns percalços durante sua jornada, assim como médias, pequenas e micro empresas, que não trabalham com este tipo de prática, muitas vezes por falta de conhecimento da metodologia em si.
O que venho mostrar a seguir é um levantamento realizado por mim nos últimos 12 meses, por meio dos dados coletados com meus colegas de sala (194 pessoas), essas informações nos mostram os principais fatores que influenciam o sucesso ou não de um programa 5S dentro das organizações.
Este estudo elencou os principais fatores e desafios para a sustentabilidade do programa 5S, cujo o principal ponto levantado foi o engajamento da liderança, ou seja, liderar pelo exemplo, este tema foi bastante abordado nos encontros, o que nos mostra que o segredo do sucesso de toda e qualquer ação para companhia passa pela responsabilidade do líder. Este resultado me fez lembrar do período em que morei no Japão, lá tive o privilegio de observar o comportamento das pessoas dentro e fora das empresas, certa vez houve uma necessidade de realizar um mutirão de limpeza em uma determinada área de trabalho, quem limpou? Resposta: diretores, gerentes e staff, enquanto isso, a massa operária estava trabalhando, agregando valor ao produto. Toda quarta-feira 13:10 (antes do termino do horário do almoço) este mesmo grupo realizava a limpeza e organização do seu local de trabalho. Isto é liderar pelo exemplo!
Um segundo ponto muito debatido foi a necessidade de treinamentos específicos para todos os funcionários (16,49%), e é compreensível, muitas das pessoas ainda não conhecem a importância desses sensos, sendo assim treinamentos formais, orientações verbais e campanhas para difusão do programa se fazem importantes para o sucesso do programa.
O Plano de auditoria também teve 13,40% de representatividade dentre os fatores de sucesso para o programa 5S, esse deve ser elaborado de modo que se tenha uma rotina estruturada de inspeções, sejam elas por meio de avaliação interna ou auditorias.
Deve-se construir uma rotina de caminhadas no chão de fábrica, desde os níveis mais altos da gerencia até o chão de fábrica a fim de promover a implantação do programa na organização, sustentar a cultura de melhoria contínua de uma empresa, representa o primeiro passo em um processo estruturado que visa identificar sistematicamente oportunidades de melhoria e transformar esses pontos de observações em planos de melhoria.
Um outro aspecto levantado e discutido foram as formas de reconhecimentos, saliento que nesse caso, vale quaisquer tipos de reconhecimento, e não falo aqui em termos financeiros, podendo ser um simples e-mail parabenizando as melhores áreas, um ranking ou a entrega de objetos simbólicos. Este aspecto visa principalmente manter a motivação das equipes e permite a valorização dos resultados obtidos.
O que pudemos mostrar por meio deste artigo foram maneiras de se obter o sucesso do programa 5S e o engajamento dos grupos para esse objetivo, os pontos acima são decorrentes de meses de pesquisa, com profissionais de diversas áreas e categorias de empresa, representa um ponto de vista totalmente alinhado com o que vimos nas organizações, o fator cultural talvez seja a base fundamental de todos os pontos citados, mas para que tenhamos sucesso na implantação de programas 5S ou quaisquer outros programas que promovam a melhoria contínua, temos que atuar em cima destes fatores e com isso obter os resultados desejados.